目にとまる、読みやすい件名にしよう
まず、気をつけたいのは「件名」です。特に、社内のメールは見落とされがちで、立場が下であるほどイライラすることも多いのではないでしょうか。見落とされる原因は、メールの件名にあるかもしれません。いかに相手の目にとまるかは、仕事を円滑に進める上でも重要です。
「対応が必要なのか」「期限はいつなのか」を最低限記載した件名にするとよいでしょう。
例えば、【要返信・3日まで】といった具合です。その一工夫だけで、メールを見落とされることによる仕事の失敗を防ぐことができるかもしれません。
情報の過不足がない署名にしよう
次に「署名」です。情報に過不足がないかを必ず確認しましょう。直通の電話番号や名前の読み方など、記載漏れはありませんか。何か１つでも不足があると、相手は問いかけの返信をしなければならず、仕事を円滑に進める上で妨げになります。
できれば、直近1か月以内の不在日も記入しておくと、お互いにとってスムーズでしょう。先方が社内で宛先を交換する場合などもあるため、転送されても大丈夫なようにメールアドレスは必ず記載しておきます。
TO・CC・BCCをうまく使いわけよう
最後に「宛先」です。CCは、「返信を必要としないが、共有しておきたい」場合に用います。しかし、むやみにCCを乱用することは危険です。CCに入れられたメールアドレスは、受信者全員が知ることができます。
つまり、むやみやたらにCCの宛先を増やすことは、個人情報をばらまいているのに等しいのです。「内容は共有したいけれど、相手にメールアドレスを伝えたくない」という時は、BCCに入れるようにしましょう。
ただし、BCCだとさらに返信が続いた場合に宛先から漏れてしまいますので、配慮が必要です。また、もちろん宛先を間違えないのは最低限のマナーですので、送信ボタンを押す前に必ず宛先を再確認しましょう
これらの点に気をつけて、スムーズなやりとりを心がけましょう。
