ビジネスでメールを活用すると大変便利ですね。
メールを使えば、相手に迅速に伝えることができます。またメールを使えば、自分が相手に内容を伝えたという証拠にもなります。

上手に活用すれば、直接会って話す以上に的確に内容を伝えることができるのがメールです。
そんな便利なメールですが、時に伝えにくい内容をどうしても伝えなければならないこともあります。そんな時はどうすればいいのでしょう。

伝えにくい内容をメールで伝えるには

ただ事務的な内容をメールで相手に伝えるだけならスピーディーにできます。

しかし、相手にとってマイナスの内容を伝える時にはメール作成する際に必要以上に難しく考えてしまい、なかなかメールが作成できずに時間がかかってしまうことがあります。

相手にとってマイナスになるメールであればこそ、先伸ばしにせずにスピーディーに伝える必要があります。

たとえ相手が気分を害する恐れのある内容でも、ハッキリとわかりやすくストレートに伝えなければいけません。

相手にとってマイナスになる情報であればあるほど、はっきりと的確に伝えなくてはなりません。

このメールで言葉があいまいになってしまうと、言わんとすることがうまく伝わらず、後からクレームになってしまうことがあります。

では、どのように対処をすればいいのでしょうか?

伝えにくい内容をスピーディーに書くために重要なポイント

相手の立場に立ってあげながら、感情を入れずに伝えるべき内容をできるだけありのままに書くようにしたほうが誤解なく相手に伝えられます。

伝えにくいがために変に間接的に書いたり、あいまいな表現をすると誤解が生じ、良い結果にならないことが多いからです。

どのみち、はっきりと伝えなければならないことならば、「伝えて相手の気分を害したらどうしよう」などと余計なことを考えずに、できるだけ迅速に冷静な気持ちで、割り切ってメールを書きましょう。

なかなか感情なしにメールすることが難しいと感じる方もいるでしょうが、ビジネスの中では、冷静沈着に行動することが重要です。

そのため、伝えにくいメールをするときには、いつも以上に冷静にチエックをしてメールを作成しましょう。

メールで謝罪をする際の注意点

謝罪をする時には、基本的にメールでするよりも直接相手先に足を運んで直接会ってした方がいいです。

会えない場合は電話で謝罪をする方がメールよりは誠意が伝わりやすいでしょう。

しかし、相手が会うことや電話することを望んでいない場合や、相手が忙しいため直接話せない場合があります。

このような場合にはまずは「取り急ぎ」ということでメールで謝罪ということになります。

メールで謝罪する時は、最初にミスの内容を説明するようにします。それから、

どのようなミスがあり、手違いが起こったのかを簡潔にわかりやすく伝えるようにします。

次に、その原因、その後に取る対応を丁寧に報告をすることが重要です。

それから、このようなミスを二度と起こさないということ、最後に謝罪の気持ちを誠心誠意伝えることが大切です。

目の前に相手がいることを想定しながら、状況を具体的にわかりやすく丁寧に説明し、しっかりとメールの文面から自分の謝罪の気持ちを伝えることで誠意が感じられるメールになります。

メール後に訪問、電話し、メールの内容を補足する

メールだけで済ませることは、相手側からすると簡単に済ませませようとしていると捉えられてしまう可能性があります。

そう思われないために、メール後に直接相手にコンタクトを取って、メール以上に説明や謝罪を丁寧にするようにしましょう。

まとめ

メールは文面でのコミュニケーションになります。

相手に伝えたい内容をしっかりおさえて、誤解を与えたり失礼な内容にならないよう、細心の注意を払って作成しましょう。

伝えにくい内容であっても、誠心誠意相手に伝えようとする姿勢をメールで表現することで、相手に直接会って話をする前に相手に与える印象を良くできます。

そのためには言葉を良く選んで、具体的にわかりやすく、そして低姿勢にメールを書くようにしましょう。

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